時間貸し・予約変更・会場下見

貸し会議室の予約に関連して時間貸し、予約変更、会場下見の運用原則を紹介しておきましょう。
これらの事項についての運用原則は貸し会議室運営会社によって異なりますので、利用に当たっては事前確認をお願いします。
「時間貸し」を行っている貸し会議室運営会社は限られているのが現状です。
特に1時間といった単位で時間貸しをしている貸し会議室運営会社はないようで、最短連続3〜5時間以上の利用時間に上乗せする場合に限り時間貸しを認める、といった時間延長の扱いに準じて運用されています。

 

 

 

「予約後の変更や追加」については、いずれの貸し会議室運営会社でも可能です。
しかし変更や追加が可能であっても、キャンセル料が発生することに注意しなければなりません。

 

変更や追加の手続きは、現在の予約をキャンセルする手続きと新規の予約をする手続きを一度に行うことなのです。
キャンセル料は予約している利用日に近ければ近い日程になるほど高くなりますから、変更や追加の必要性が発生した場合はすぐに処理したいものです。

 

「会場下見」は、貸し会議室を利用する際の事務局担当者が処理しなければならない必須事項の一つです。
特に初めて予約した貸し会議室を、下見をしないで利用することは参加者に対しても失礼です。

 

貸し会議室運営会社の受付窓口に下見希望の連絡をすれば下見可能な日時を案内してくれますので、それに従って訪問してください。
なお下見に出向くのは、貸し会議室を確認するだけではなくアクセス確認や備品確認なども兼ねていることを忘れないでください。