受付・利用日・キャンセルの運用原則は?

貸し会議室の予約の受付開始時期、貸し会議室の利用できる日、キャンセル料の基準については、概ね次のような原則で運用されています。
「予約の受付開始時期」については、「利用月の6カ月前」ないしは「利用月の1年前」ということで多くの貸し会議室運営会社で運用されています。
しかし「利用月」ではなく「利用日」で運用している貸し会議室運営会社や
月単位で利用日の1年前からといった貸し会議室運営会社もありますので注意が必要です。

 

 

 

また一部の貸し会議室運営会社では、利用者の多い時期には予約を受け付けない場合がありますのでこの点も注意が必要です。
「貸し会議室の利用できる日」については、土日・祝日には利用できないと思っている人が多いようですが利用可能です。ただし、利用料金が平日よりも若干高くなることを知っておいてください。

 

「キャンセル料」の運用基準については、貸し会議室運営会社によって実にさまざまです。このキャンセル料は利用予定日までの日数によって、利用料金の何パーセントかを支払うことになります。

 

たとえばネット上にあるキャンセル料の具体例の一つは、利用日の31日前までは無料・利用日の30日前〜15日前まで:利用料金の30%・利用日の14日前〜8日前まで:利用料金の50%・利用日の7日前〜当日まで:利用料金の100%です。

 

また、利用日の30日前〜15日前まで:利用料の20%・利用日の14日前〜8日前まで:利用料の50%・利用日の7日前〜当日まで:利用料の100%・無連絡不使用及び開始後の取消:利用料の100%といったキャンセル料もあります。

 

さらに厳しいキャンセル料としては、2カ月前〜1カ月前まで:利用料金の 50%・1カ月前〜利用日当日まで:利用料金の 100%とするものもあります。

個人や団体・長期間・早朝夜間利用の運用原則は?

「個人や団体の利用」については、貸し会議室運営会社の定める利用規則にそって運用されています。
大きくは「利用を法人に限定」している、「利用を会員登録している法人・団体・個人」としている、「利用申し込んだ法人・団体・個人」としているものの3パターンに分類できるようです。
しかし近年の傾向としては利用を法人に限定していても、利用料の事前支払いを条件に利用できる貸し会議室が多くなっています。
パーティや稽古ごとなどの会場として個人や団体で貸し会議室を利用したい場合は、まずホームページで個人や団体で利用可能か否かを確認することをおすすめします。

 

次に「長期間の利用」については、一般的にはいずれの貸し会議室においても対応してくれます。
ただし年度変わりの時期には、立地の良い貸し会議室や人気のある貸し会議室は予約が集中することからその時期の予約受付そのものを行わない場合があります。

 

長期間利用の際の期間がそうした貸し会議室の繁忙期に重なる場合は、貸し会議室運営会社によって対応に違いがありますから注意が必要です。
なお貸し会議室を長期間利用したり複数日数連続で利用したりする場合、荷物や備品などは持ち帰りが原則です。

 

荷物を置いていて盗難や紛失などが発生しても貸し会議室運営会社は責任を負ってくれません。
特に長期間の利用の場合は、荷物や備品の取り扱いについて調整しておく必要があります。

 

「早朝・夜間利用」についても、多くの貸し会議室において可能です。
利用できる早朝の時間や夜間の時間は貸し会議室によって異なりますし利用料も割高になります。

 

 

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